Dans ce pas à pas nous abordons l’édition et la modification d’un document PDF, par exemple un formulaire, avec les outils disponibles gratuitement sur votre Mac.

 

Voici le problème: vous avez un document PDF, comme par exemple un formulaire, et vous souhaitez le modifier ou l’éditer numériquement. Il est possible de faire ceci en utilisant les outils déjà présent sur votre Mac, très rapidement. Si certains d’entre vous disposent d’Adobe Acrobat Professional, une version de l’éditeur de PDF d’Adobe, il est évidemment possible de réaliser cette tâche. Mais Adobe Acrobat Professional est payant (et cher). Nous allons recourir à une méthode moins poussée mais gratuite, avec les outils logiciels déjà présent sur votre Mac. Suivez simplement les instructions sous les images.

(Note: toutes les images de l’article peuvent être cliquées pour un agrandissement)

Insérer du texte dans un PDF pour remplir un formulaire

Dans notre exemple, nous utilisons un pdf trouvé sur le site de l’Université Paris 8, qui est en fait un formulaire d’inscription. Ce formulaire est normalement prévu pour être imprimé puis rempli. Ce n’est pas un formulaire spécialement prévu pour la fonction formulaire d’Adobe Acrobat. Nous supposons que vous devez le renvoyer par email et que vous voulez que le formulaire soit rempli électroniquement.

La première chose à faire pour lancer l’édition d’un PDF est de le télécharger sur votre Mac, sur votre bureau par exemple et de l’ouvrir avec Apercu, le logiciel de lecture multi-documents du Mac. Par défaut, il suffit de double cliquer sur le PDF pour qu’il s’ouvre avec Apercu. Si vous avez changé votre lecteur PDF par défaut, vous devez cliquer droit sur le fichier et choisir d’ouvrir avec Apercu.app.

Voici le formulaire PDF d’inscription à l’Université Paris 8 ouvert dans Apercu. Nous allons tout de suite repérer une petite icône de crayon dans la barre d’outil vers la droite. Cette icône permet d’ouvrir la barre d’outils d’édition d’Apercu.

Une autre façon d’accéder à l’édition de texte du PDF est de passer par le menu Outil, puis de choisir Annoter puis Texte. Enfin vous pouvez utiliser le raccourci Ctrl+CMD+T.

Quand vous ouvrez la barre d’outils d’édition d’Apercu, vous accédez à des icônes supplémentaires, comme ci-dessus, que nous allons utiliser.

Nous allons tout d’abord utiliser l’outil texte qui a une une icône représentant un « Aa » entouré de pointillés. Cet outil va nous permettre d’annoter le PDF, c’est à dire d’écrire du texte par dessus le contenu actuel du PDF. Cliquer dessus. Quand il est sélectionné, il doit s’illuminer en bleu.

Nous choisissons une couleur pour l’annotation dans un outil vers la droite de la barre. Il est préférable d’utiliser le noir pour la lisibilité, mais d’autres couleurs sont disponibles.

Une fois l’outil de texte sélectionné et la couleur choisie, il suffit de dessiner un rectangle avec la souris, en cliquant gauche, à l’endroit où nous voulons entrer notre annotation. Dans notre exemple, nous voulons entrer que nous nous inscrivons en Licence. Quand le rectangle est tracé, il devient éditable et il suffit de taper ce que nous voulons dedans. Il est possible d’effacer et de déplacer notre annotation si nous pensons qu’il est mauvais ou mal placé. Pour effacer l’annotation, il suffit de cliquer sur une zone du PDF hors de l’annotation, puis de cliquer une fois sur l’annotation puis de faire suppression sur le clavier (backspace). Pour déplacer, l’annotation il faut refaire la manipulation précédente sauf qu’au lieu de faire suppression, si vous maintenez le clic gauche sur l’annotation, vous pouvez la bouger. Enfin il est possible de rééditer une annotation en double cliquant dessus.

Il est possible de changer la taille du texte de l’annotation en utilisant l’outil Polices, auquel on accède via l’icône en forme de « A » dans la barre d’outils.

Si vous devez entrer des chiffes dans une section à cases comme dans l’image ci-dessus, le principe reste le même. Vous dessinez un rectangle autour des cases avec l’outil de texte, ensuite il vous suffit de rentrer les chiffres au clavier. Pour que les chiffres soient bien alignés sur les cases, il est parfois nécessaire d’ajouter des espaces au clavier directement avec la touche espace.

Voila, les chiffres sont parfaitement dans les cases.

Cocher des cases, encadrer, entourer ou barrer

Dans un formulaire PDF, il est souvent nécessaire de cocher des cases, encadrer, entourer ou barrer. Pas de panique, c’est très facile à faire en suivant les instructions sous les images.

Si vous avez une case à cocher, nous allons utiliser un autre outil d’édition: l’outil ligne. Son icône est une ligne. Sélectionnez le pour qu’il apparaisse en bleu: il va vous permettre de tracer des traits à l’écran. Vous pouvez toujours choisir la couleur du trait comme précédemment. Pour cocher la case, il faut être un peu adroit et tracer deux traits superposés comme sur l’illustration, de préférence en noir.

Pour encadrer, vous avez l’outil rectangle qui est tout à gauche de la barre d’outils d’édition. Il permet de tracer des rectangles sur le PDF. Une fois choisi, il suffit de tracer des rectangles aux bons endroits avec la souris pour encadrer ce que vous voulez.

L’entourage se passe de la même façon que l’encadrage avec l’outil Ovale qui se trouve à côté. A nouveau vous pouvez choisir la couleur d’entourage. Il suffit ensuite de passer la souris en restant appuyé avec le bouton droit sur le texte à entourer pour qu’un cercle se forme autour. Comme avec du texte, vous pouvez déplacer, supprimer et ajuster la taille des encadrages et des entourages. Il suffit de cliquer en dehors de l’encadrage/entourage sur le PDF puis de cliquer précisément sur le trait de l’encadrage/entourage. Vous pouvez alors déplacer, supprimer et ajuster la taille.

Il est parfois aussi nécessaire dans un formulaire de rayer les mentions inutiles. Nous avons aussi un outil pour cela. Celui-ci est en dehors des outils d’éditions. Il s’agit de l’outil Balisage. L’icône de Balisage est au dessus des outils d’édition, vers la droite. Le balisage sert en général à surligner du texte, mais nous allons utiliser une option particulière pour rayer.

A droite de l’icône de Balisage (en forme de feutre pour le surlignage), il y a une petite flèche vers le bas. En cliquant vers le bas vous accédez aux options de balisage. Parmi ceux-ci, il y a une option nommé Barré. Ceci va nous permettre de rayer du texte. Au passage notons que nous avons aussi une option Souligné, au cas où vous souhaiteriez souligner du texte. Choisir l’option Barré.

A présent, vous devez être automatiquement capable de sélectionner du texte sur votre formulaire simplement en passant la souris dessus avec le bouton gauche appuyé. Le texte est surligné et dès que vous relâchez la souris, il devient barré ! Pratique.

Insérer une signature numérique

Très souvent, il est nécessaire de signer vos formulaires. Cette formalité décourage souvent les plus adeptes de l’édition numérique de documents. Cependant, sur son Mac, il est très facile d’obtenir de magnifiques signatures numériques. Nous avons écrit un pas à pas détaillé sur le sujet, que nous vous recommandons de lire: Comment créer une signature numérique sur son Mac. Dans la suite nous faisons en accéléré ce qui est inclus en détail dans ce pas à pas.

Avant de faire quoi que ce soit, trouvez une feuille de brouillon totalement blanche et utiliser un stylo (de préférence noir) pour tracer le plus clairement possible votre signature dessus. Ensuite, dans la barre d’outil d’édition, repérer l’outil Signature avec une icône de S. Cliquer sur la flèche vers le bas sur le côté et choisir Créer une signature depuis iSight intégrée.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre, et ce que voit iSight, la webcam du Mac, apparait dans le cadran à gauche. A droite vous avez un guide d’alignement. Pour numériser votre signature, il vous suffit de présenter votre feuille de papier avec votre signature devant votre webcam. Normalement, elle apparaît dans l’écran de gauche. Utiliser le guide d’alignement bleu pour vous guider et alignez votre signature. Quand vous voyez sur l’aperçu de droite une signature satisfaisante, cliquer sur Accepter. Et voila votre signature est enregistrée. Attention: parfois, il faut bien approcher votre feuille de papier de l’iSight pour avoir une bonne qualité.

Normalement après la capture, Apercu insère directement la signature dans le PDF. Si cela ne se fait pas automatiquement, vous pouvez utiliser le bouton Signature: en cliquant sur la petite flèche à droite du bouton, votre signature fraichement capturée doit être présente. En cliquant dessus, elle est sélectionnée (si ce n’est pas déjà le cas). Il vous suffit alors de tracer au clic gauche un rectangle sur le PDF avec la souris et cela devrait dessiner la signature. Vous pouvez, en utilisant les même méthodes que pour l’encadrement et l’entourage ci-dessus, déplacer et ajuster la taille de la signature pour la placer où vous le voulez sur le formulaire.

Voila, nous avons fini les tâches basiques, vous pouvez enregistrer votre PDF édité.

Insérer une photo d’identité ou une image

Souvent il est nécessaire dans les formulaires de fournir une photo d’identité, ou alors vous avez besoin d’insérer une image dans votre PDF pour une raison quelconque. C’est possible de le faire sur votre Mac. Cependant, c’est un peu plus compliqué que les choses simples que nous avons fait pour le moment. Mais ne vous en faites pas, cela reste tout à fait à notre portée. Avant de commencer, nous allons avoir besoin d’une photo d’identité ou d’une image à insérer. Dans notre exemple, nous utilisons une image GIF contenue dans un fichier nommé photoid.gif. Vous pouvez utiliser le fichier d’image que vous voulez bien évidemment.

Pour insérer une image ou une photo d’identité dans notre PDF, il n’y a pas de méthode simple et toute prête. Nous devons donc ruser. La première chose à faire est de repérer la page de notre PDF où nous voulons insérer la photo. Dans notre exemple, notre formulaire contient un cadre pour une photo d’identité, c’est donc la page qui nous intéresse. Nous nous plaçons sur cette page, puis dans le menu Fichier d’Apercu, nous utilisons une fonction appelée Exporter… (dans les anciennes version d’Apercu, cette fonction s’appelait Sauvegarder sous). Cliquez sur Exporter…

A présent dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, en bas dans format, choisir PNG puis cliquez sur Enregistrer. Ce que nous avons fait est d’exporter sous la forme d’une image PNG la première page de votre PDF. Dans notre cas, nous changeons le nom par défaut sauvegardons sous le nom pdfediter.png, sous le même répertoire que le PDF d’origine. Notez bien le nom et le lieu où ce fichier PNG est enregistré. Pour ceux qui souhaitent insérer une image dans une page du PDF qui n’est PAS la première page, il faut faire une étape supplémentaire. Passez d’abord Apercu en mode vignette. Pour cela vous devez aller dans le menu Présentation et cliquer sur Vignettes ou utiliser le raccourci clavier ALT+CMD+SHIFT+2. Tout ce que cela fait est qu’une vue latérale avec un aperçu de toutes les pages de votre PDF en miniature s’ouvre à gauche. Cliquer droit sur la miniature de la page dans laquelle vous voulez insérer votre image, et vous devez retrouver l’option Exportez sous… Vous pouvez cliquer dessus et accomplir ce que nous avons fait au dessus.

Dans le Finder (le navigateur de fichiers du Mac), nous repérons le fichier que nous venons d’enregistrer, le fichier pdfediter.png.

Nous cliquons droit dessus et nous l’ouvrons avec Apercu (cela va ouvrir une nouvelle session d’Apercu en plus de celle qui contient déjà votre PDF).

Nous revenons dans le Finder et repérons à présent le fichier image que vous voulez insérer dans votre PDF, pour nous ce fichier s’appelle photoid.gif et contient une photo d’identité un peu stylisée.

Nous cliquons avec le bouton droit dessus et faisons Ouvrir avec Apercu.

Voilà, à présent nous disposons à l’écran côte à côte la fenêtre d’Apercu contenant notre photo d’identité (à droite ici appelé photoid.gif) et celle qui contient le PNG de la page de PDF où nous souhaitons insérer une image (ici à gauche appelé pdfediter.png).

Cliquer d’abord dans la fenêtre d’Apercu avec la photo d’identité pour qu’elle devienne la fenêtre active puis dans le menu Edition d’Apercu, choisir Tout sélectionner. Cela permet de sélectionner l’ensemble de la photo à droite.

En zoomant un peu nous voyons que toute la photo a été sélectionnée. C’est apparent par le cadre en pointillé autour.

Maintenant, dans le menu Edition d’Apecu, nous choisissons, Copier, pour copier en mémoire la photo de droite.

A présent, nous devons d’abord cliquer sur la fenêtre d’Apercu qui contient la version PNG de la page de PDF (la fenêtre à gauche qui s’appelait pdfediter.png) puis nous utilisons le menu Edition d’Apercu pour choisir Coller. Cela va coller dans la fenêtre active la photo que nous avions mis en mémoire précédemment.

Voilà, à présent, la photo est insérée dans le PNG de la page PDF où nous voulions insérer une image.

Vous pouvez déplacer l’image insérée ou la redimensionner pour qu’elle soit au bon endroit et à la bonne taille dans votre fichier, comme sur notre exemple ci-dessus. N’oubliez pas de sauvegarder une fois que vous avez fini en faisant dans le menu Fichier puis Enregistrer. Nous n’avons pas fini, car pour le moment, tout ce que nous avons fait est d’insérer une image dans la version PNG de la page PDF qui nous intéressait. Il faut à présent retourner dans notre PDF originel puis insérer le PNG que nous avons crée.

S’il n’est pas déjà ouvert, ouvrez avec Apercu votre PDF, celui dans lequel nous avons tapé du texte, encadré, entouré puis dans lequel nous avons inséré une signature dans les étapes plus haut.

Une fois le PDF ouvert, passez Apercu en mode vignette. Pour cela vous devez aller dans le menu Présentation et cliquer sur Vignettes ou utiliser le raccourci clavier ALT+CMD+SHIFT+2. Tout ce que cela fait est qu’une vue latérale avec un aperçu de toutes les pages de votre PDF en miniature s’ouvre à gauche.

Dans la barre des miniatures à gauche, cliquez gauche sur la miniature de la page où vous voulez insérer une image pour la sélectioner. Pour nous c’est la première page. (Pour certains d’entre vous ce que nous faisons peut ressembler à une manipulation que nous avons déjà faite plus haut. C’est vrai ! Mais nous devons le refaire car la finalité est différente.)

A présent en étant bien certain que notre PDF est la fenêtre active, dans le menu Edition d’Apercu, choisir Insérer puis Page de Fichier…

Dans le dialogue qui s’ouvre, naviguer jusqu’au fichier qui contient la version PNG de la page où nous souhaitions insérer une image, chez nous elle s’appelle pdfediter.png. Choisir ce fichier et faites ouvrir.

Ce que nous venons de faire est d’insérer dans notre PDF une nouvelle page. Cette page est identique à la page d’origine (c’est normal puisque nous l’avons exporté avec cette idée en tête) à la différence que comme nous avons modifié le PNG de cette page, elle contient la photo que nous voulions insérer (pour nous il y a une photo d’identité).

Le seul problème maintenant est que nous avons à présent deux pages quasi identiques dans notre PDF. Une avec la photo et l’autre sans. ll ne nous reste plus qu’à éliminer celle qui ne contient pas la photo. Pour cela, il suffit de choisir dans les miniature à gauche la page qui ne contient pas la photo, puis avec le menu aller dans  Edition puis Supprimer (vous pouvez aussi utiliser backspace sur votre clavier).

Et voila, maintenant, il ne vous reste plus que la bonne page qui contient la photo, plus toutes les autres pages que nous n’avons pas touché à cette étape. Il ne reste plus qu’à sauvegarder notre PDF final avec le menu Fichier puis Enregistrer.

Voilà ! Un peu long mais une bonne chose de faite. Surtout, le résultat est de très bonne qualité (cela ne se voit pas forcément sur nos captures d’écran qui sont fortement compressés mais le PDF final a une qualité excellente, y compris la page où nous avons inséré une image) et vous n’avez dépensé aucun centime !

Dans ce pas à pas, nous avons appris à éditer un PDF avec Apercu, un logiciel gratuitement fourni avec votre Mac. Non seulement nous avons pu insérer du texte dans un formulaire PDF, mais nous avons également coché des cases, entouré ou rayé des choses mais également inséré une signature ou une photo d’identité. Cela couvre à peu près l’ensemble des éditions que nous pouvons vouloir apporter à un PDF. Une dernière chose, si vous trouvez que votre PDF final a une taille un peu trop importante, vous pouvez suivre notre guide pour essayer de réduire sa taille: Réduire la taille d’un PDF.

Et n’oubliez pas de commenter pour donner votre avis et vos expériences avec ce pas à pas.